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Politiques voyages : faisons table rase !

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La lutte contre le réchauffement climatique pourrait passer par la mise au placard des politiques voyages axées sur les coûts.

Scott Gillespie a encore frappé ! L’iconoclaste consultant américain poursuit sa remise en question méthodique des normes du secteur. Dans sa dernière chronique parue dans l’indispensable The Company Dime, Scott Gillespie s’attaque à la lutte contre le réchauffement climatique et à l’inefficacité du contrôle classique des coûts. 

Son propos ? « Depuis plus de 30 ans, les politiques voyages sont axées sur la réduction des coûts (…) et incitent les voyageurs à opter pour le tarif le plus bas et/ou pour des fournisseurs privilégiés (c’est-à-dire à prix réduits). »

Bien qu’elles aient été utiles à de nombreuses entreprises, ces politiques de voyages ont leur revers de médaille : « la satisfaction de payer moins cher pour les voyages d’affaires a longtemps caché deux coûts élevés, dont aucun ne sera acceptable en 2024 et dans les années à venir. »

Voyages à faible valeur

Le premier coût caché concerne les voyages à faible valeur. Sa définition ? Des voyages qui n’apportent pas de valeur financière à l’entreprise (depuis des années Scott Gillespie travaille sur le ROI des voyages d’affaires et sur des méthodes de calcul qu’on peut retrouver sur son site.

D’après ses recherches, « 25 à 30% des voyages effectués aux Etats-Unis au cours de la dernière partie de l’année 2022 étaient en effet de faible valeur. » 

Et de s’interroger naturellement : « Pourquoi les entreprises s’efforcent-elles d’économiser 10 ou 15% sur le prix des voyages alors qu’elles pourraient économiser 100% des dépenses liées à ces voyages à faible valeur en ne les effectuant pas ? »

S’il convient que tous les voyages à bas prix ne sont pas de faible valeur, « le fait est que les bas prix permettent d’approuver beaucoup plus facilement des voyages qui recevraient un “Non, vous ne pouvez pas y aller” si le prix du voyage était plus élevé. »

Émissions de CO2

Le deuxième coût caché est celui des émissions excessives de CO2. « Les lois de l’offre et de la demande sont simples, argumente-t-il, des prix plus bas signifient que des quantités plus importantes seront achetées. (…) Les implications en termes de carbone sont claires. »

Des politiques voyages axées sur les coûts qui ne sont pas favorables au climat ; des exigences règlementaires de plus en plus fortes en matière de reporting ; des objectifs de baisse d’émissions de CO2 ambitieux pour les entreprises. Dans ces conditions, que recommande-t-il ? 3 axes pour une politique de voyages à long terme, repris ici in-extenso par souci de ne pas trahir la clarté du propos :

  • « Exiger une évaluation préalable des besoins pour chaque voyage. Demander les critères qui permettront de juger de la réussite du voyage. Lier chaque voyage à l’objectif principal de l’entreprise, par exemple “augmenter le chiffre d’affaires” ou “améliorer nos effectifs”. Demander ensuite aux voyageurs ou à leurs responsables d’évaluer l’impact de leurs voyages. Cela ne résout pas à 100 % le problème des voyages de faible valeur, mais c’est un bon début. »
  • « Éliminer toutes – oui, toutes – les politiques de voyage axées sur les coûts pour les voyages non essentiels. Aider les managers à prendre des décisions plus disciplinées quant à l’utilisation de leurs budgets de voyage. Remplacer tous les objectifs d’économies par de nouveaux objectifs axés sur la réduction de l’intensité carbonique des déplacements. »
  • « Mettre en place un plafond d’intensité carbone pour tous les voyages, l’intensité étant définie comme la quantité de CO2 en kilogrammes pour 100 US$ de frais de voyage, par exemple un plafond de 300 kg pour 1 000 US$ dépensés pour un voyage. Ainsi, pour un voyage de 1 000 US$, 300 kg de CO2 seraient émis pour l’air, la voiture et l’hôtel. Vous avez besoin de plus de CO2 pour votre siège premium ? Pas de problème, tant que le prix payé maintient l’intensité carbonique globale du voyage sous le plafond de 30 kg par tranche de 100 US$. 

Encore une masterclass signée Scott Gillespie ! On est d’accord ou pas d’accord ? Pas grave, c’est toujours un plaisir à lire pour remuer les méninges.

François-xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM

Budget carbone : une méthode simple ?

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La réduction des émissions de CO2 des déplacements est un casse-tête pour la plupart des travel managers. La fixation d’un budget carbone est une solution.

Pour Scott Gillespie, le gourou du voyage d’affaires, le choix est limité. Comme il l’explique dans un post sur Linkedin, « si une entreprise est vraiment déterminée à réduire rapidement l’impact CO2 de ses déplacements, elle doit voyager moins ». Car, à court terme, les compensations et les carburants alternatifs (SAF) ne seront d’aucun secours. 

Reste à savoir comment voyager moins, de façon rationnelle, explicite et acceptable pour tous. « Que cela vous plaise ou non, dit le fondateur de tClara, la réponse implique de rendre les voyages d’affaires plus chers ». Comment ? Soit en appliquant une taxe carbone, la méthode choisie par exemple par Microsoft, soit en affectant un budget carbone. Scott Gillespie écarte l’idée de la taxe qui ne sera efficace que si elle est très élevée, représentant dès lors un coût important pour l’entreprise.

Il lui préfère le budget carbone, à condition que ce dernier soit « invisible ». Pourquoi ? Car le principal écueil des budgets carbone tient dans son administration, très chronophage et donc très chère. «Quelqu’un doit allouer le budget carbone à chaque voyageur et suivre son utilisation après chaque voyage. Qui décide et contrôle tout ça ? » Sa proposition ? Automatiser le processus. Voici comment en 6 étapes :

Étape 1 : Estimez le CO2 lié aux déplacements de votre entreprise pour l’année de référence, par exemple 2019. Exemple : 1 million kg de CO2.

Étape 2 : Fixez un objectif de réduction des émissions de CO2, par exemple 25%, soit dans notre exemple 0,75 million kg de CO2.

Étape 3 : Définissez le budget voyages aérien correspondant. La méthode la plus simple selon Scott Gillespie est de conserver le même budget que pour l’année de référence. Pour faciliter notre exemple : 1 million d’euros. 

Étape 4 : Calculez le ratio d’intensité carbone qui va vous indiquer la quantité de CO2 acceptable pour chaque euro dépensé en voyage. Pour ce faire, il faut diviser l’objectif de réduction de CO2 par le budget voyages correspondant. Dans notre exemple, on divise 0,75 million kg de CO2 par 1 million d’euros. Soit une intensité carbone de 0,75 kg par euro dépensé. 

Étape 5 : affichez les ratios d’intensité carbone et les conseils dans votre OBT. Dans notre exemple, on vous propose un billet en éco, qui consomme 1000 kg de CO2, pour un coût de 1000 euros. On divise le premier par le deuxième, on obtient 1, soit une intensité carbone supérieure au seuil qu’on a défini de 0,75 kg par euro dépensé : le voyage n’est pas autorisé. On vous propose pour le même trajet un autre billet en premium économie, qui consomme 1200 kg de CO2 et qui coûte 1600 euros. On divise le premier par le deuxième, on obtient 0,75, soit une intensité carbone égale au seuil défini : le voyage est autorisé.

Étape 6 : Évaluez la décarbonation de vos dépenses voyages et les progrès réalisés pour atteindre vos objectifs. 

Scott Gillespie voit deux avantages à cette méthode : 

  • Plus le billet coûte cher, plus le ratio d’intensité carbone est faible. Or des prix plus élevés aident les entreprises à atteindre ou à dépasser leurs objectifs de réduction de CO2. Pour lui, c’est une évidence, les entreprises devront payer plus pour polluer moins.
  • Cette hausse des prix des billets va contribuer de facto à éliminer les voyages à faible valeur ajoutée. 

Reste évidemment à l’OBT à se mettre à la page techniquement, cela ne paraît pas insurmontable. Mais surtout demeure une question : les entreprises cesseront-elles vraiment de voyager si elles épuisent leur budget carbone ? La méthode a en tous cas le mérite de la simplicité et d’être compréhensible par les voyageurs, donc d’être plus facilement acceptée. Une piste à creuser. 

François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM

Moins de CO2 ? Tous en classe affaires !

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Une politique voyages qui favorise la classe affaires dans les avions permet de lutter contre le réchauffement climatique. Ah bon ?

C’est la dernière provocation de Scott Gillespie, le gourou américain du voyage d’affaires, dont nous aimons relayer régulièrement les audaces dans les colonnes de L’œil de l’AFTM. Sa théorie est de battre en brèche l’hypothèse traditionnelle selon laquelle les vols en classe économique sont moins nocifs pour le climat. Il est admis en effet qu’un siège de classe affaires émet plus de CO2 qu’un siège de classe économique car son emprise au sol est plus grande, un fauteuil en business prenant en moyenne la place de trois sièges en économie. Or, si vous avez plus de passagers dans l’avion, vous diminuez de facto l’empreinte carbone de chacun. Logique.

Sauf que Scott Gillespie affirme que ce n’est pas la surface qui compte mais le poids des sièges, des passagers et des bagages. Sa démonstration ? Imaginez qu’une compagnie supprime trois sièges en classe économique pour ajouter un siège en classe affaires. Selon les calculs du fondateur de tClara, le poids du siège affaires, et de son passager avec ses bagages, représente environ la moitié du poids des trois sièges en classe éco et de leurs trois passagers avec bagages. « Cela signifie que le vol a besoin d’un peu moins de carburant et qu’il émet donc un peu moins de CO2 ». CQFD. Et de rappeler que, sur le plan climatique, « il s’agit de réduire les émissions globales et non les émissions par passager ». 

Du point de vue de l’entreprise, le raisonnement de Scott Gillespie est intéressant : à périmètre égal de budget voyages, si l’entreprise exige de ses voyageurs qu’ils prennent uniquement des vols en classe affaires, tous les déplacements ne pourront être justifiés à ce coût (à condition d’être capable de le mesurer). Une telle politique éliminerait donc les voyages à faible valeur, remplacés bien sûr par la visioconférence. « L’époque où l’on essayait de tirer le plus grand nombre de déplacements d’un budget voyages est révolue » affirme-t-il. 

Au final, moins de voyages approuvés, moins de vols nécessaires, moins de CO2 émis, davantage de bien-être pour le voyageur, meilleure fidélisation du collaborateur, et augmentation des chances de succès d’un voyage. Pour Scott Gillespie, une politique voyages de classe affaires systématique coche toutes les cases d’une stratégie voyages moderne, efficace et soucieuse de l’environnement. Une approche originale en tous cas qui mérite un vrai débat.

François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM

Travel managers, ne négligez pas les voyages internes !

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Travel managers, ne négligez pas les voyages internes !

Les déplacements internes sont menacés par la préférence faite aux voyages dits essentiels, or ils peuvent contribuer à la compétitivité des entreprises.

C’est à un véritable plaidoyer en faveur des voyages internes que viennent de se livrer, par tribunes interposées, deux acteurs du business travel. Le premier, Scott Gillespie, est une figure bien connue de l’industrie, réputé pour ses prises de position souvent iconoclastes. Le deuxième se nomme Manuel Brachet, un frenchie devenu vice-président du commercial au niveau mondial chez Egencia.

Dans The Company Dime (Lire ici), Scott Gillespie n’y va pas par quatre chemins pour décrire la situation actuelle, qu’il qualifie de « folie des interdictions générales de réunions internes ». Il va même jusqu’à accuser de « mentalité paresseuse » les entreprises qui, sous prétexte d’opter désormais pour les voyages dits essentiels, font une distinction « simpliste » entre les déplacements externes (visites de clients, de fournisseurs…) et internes (réunions d’équipes liées à la stratégie, la formation, la motivation…), laissant supposer que les premiers ont une « valeur attendue plus élevée ».

En d’autres termes, selon Manuel Brachet dans BTN Europe (Lire ici), « de nombreuses entreprises pourraient envisager de limiter les interactions en face-à-face aux réunions liées à des revenus tangibles ou des économies de coûts ». Un choix risqué car les réunions internes ont un impact positif sur « la culture d’entreprise, la collaboration, le transfert des connaissances ».

Et Scott Gillespie de préciser et d’énumérer ces avantages : « vendre des idées intéressantes à nos managers, convaincre nos dirigeants de prendre des décisions clés, collaborer avec nos collègues sur des projets importants, établir avec eux de la confiance, améliorer et amplifier nos compétences, notre créativité, notre faculté d’innovation… ».

Alors que faire ? Scott Gillespie préconise « d’utiliser un scalpel plutôt qu’un marteau de forgeron pour éliminer les voyages injustifiés ». Selon lui, il convient « d’éliminer tous les voyages à faible valeur, qu’ils soient internes ou externes, et se concentrer sur la valeur attendue du voyage et non sur la présence ou non d’un client ».

Pour appuyer sa démonstration, Manuel Brachet cite une interview récente de Reed Hastings, le co-fondateur de Netflix, parue dans Wall Street Journal, au cours de laquelle celui-ci affirmait ne « voir aucun point positif à ne pas pouvoir se réunir physiquement, en particulier au niveau international ». Le VP d’Egencia évoque aussi Jamie Dimon, le patron de JP Morgan, qui accusait récemment « le télétravail d’être responsable d’une baisse de productivité ». Et Manuel Brachet de conclure : « le facteur le plus important pour fixer la barre est l’équilibre des voix autour de la table du conseil d’administration. Alors que le directeur financier fera inévitablement pression en faveur de toute économie opérationnelle qui n’aura pas d’impact immédiat sur le chiffre d’affaires, les RH et le travel manager devraient s’inspirer des propos de Hastings et Dimon et s’assurer que la définition du voyage essentiel ne devienne pas trop étroite ». A méditer !

François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM

Voyage d’affaires : un déclin inexorable ?

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Voyage d’affaires : un déclin inexorable ?
C’est la thèse soutenue par Scott Gillespie. On est d’accord ou pas, mais l’analyse est passionnante.
Scott Gillespie a encore frappé ! Ici, à L’Oeil de l’AFTM, vous l’aurez compris, on n’est pas très impartial concernant l’un des observateurs les plus originaux de ce secteur. La pertinence de ses analyses méritent souvent le détour. Et la dernière, publiée dans l’incontournable Business Travel News, n’échappe pas à la règle (Lire ici).
Son postulat : les voyages d’affaires ont atteint un pic et ne reviendront jamais à leur niveau d’avant-crise. Télétravail, visioconférences et impact sur le climat sont les trois raisons majeures qui expliquent ce déclin inexorable. Trois raisons dont il souligne « la synergie », d’autant plus durables « qu’elles se renforcent mutuellement. »
Mais selon lui, la quatrième raison, la plus forte, est celle du directeur financier qui, avant approbation désormais obligatoire, demandera : « Pourquoi ne pouvez-vous pas faire ces réunions virtuellement ? Il n’y a pas de frais de déplacement, pas de temps perdu et pas d’émissions de carbone, n’est-ce pas ? » Et d’en déduire que « beaucoup de voyages d’affaires ne franchiront pas ce dernier obstacle. »
Ceci posé, Scott Gillespie dresse un tableau des conséquences de ce déclin sur le voyage d’affaires post-Covid. Nous en avons retenu quelques-unes :

  • Moins de fournisseurs et moins de travel managers.
  • La catégorie des voyages perd de son importance, elle est noyée dans d’autres dépenses indirectes.
  • Moins de voyages et moins de voyageurs, mais ceux qui voyageront seront considérés comme « importants », tout comme leurs voyages.
  • Moins d’attention sur les prix des voyages et les économies de coûts. Plus le voyage est important, moins on s’inquiète du prix (conséquence : les compagnies aériennes augmentent les prix pour les voyageurs d’affaires). Les économies négociées sont considérées comme insignifiantes face aux « économies énormes » réalisées en faisant moins de voyages (rappelons ici qu’Amazon a fait un milliard de US$ d’économies sur ses frais de déplacements en 2020 grâce au Covid !!!). Les acheteurs délaissent le prix pour évaluer les qualités des produits, des services et des relations avec les fournisseurs.
  • Davantage d’externalisation vers les TMC, la baisse drastique des budgets voyages rendant cette option plus séduisante pour les directions des entreprises.

Et Scott Gillespie de conclure : « Nous entrons dans un nouveau paradigme, fondé sur la remise en cause de la nécessité des voyages. Il s’agit désormais beaucoup moins d’amener les gens à des réunions que de valoriser la réunion et la rencontre physique elles-mêmes. Notre industrie doit s’approprier ce changement. » Voilà qui a le mérite d’alimenter le débat sur le monde d’après, une expression facile j’en conviens mais sans doute pas galvaudée quand il s’agit du voyage d’affaires.
François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM

Réunions physiques vs réunions virtuelles : le match

Posted on by fxizenic

Réunions physiques vs réunions virtuelles : le match

Quels sont les avantages de la rencontre virtuelle sur la rencontre physique ? Pour la première fois, une étude digne de ce nom fait le comparatif.

Scott Gillespie, que nous apprécions particulièrement à l’AFTM, s’est posé une question simple : « pourquoi voyager pour les affaires ? ». Pour y répondre, il a réalisé une étude entre le 17 août et le 12 octobre auprès de 272 cadres et dirigeants américains. Il en a livré un résumé sur l’excellent site The Company Dime (Lire ici).

Parmi les mauvaises nouvelles :

  • Pour les personnes interrogées, les réunions physiques qui représentaient 45% de leurs meetings en 2019 n’en représenteront que 28% en 2021.
  • Ils prévoient une réduction supérieure à 33 % de leur budget voyages en 2021 par rapport à 2019.

Parmi les bonnes nouvelles :

  • Interrogés sur les réunions conçues pour “contester, défendre ou négocier”, 68 % ont déclaré que les réunions physiques étaient meilleures ou bien meilleures que les réunions virtuelles. En revanche, seuls 26 % ont répondu de même pour les réunions destinées à “informer, mettre à jour ou partager”.
  • 66% ont déclaré qu’il était important ou très important de se rencontrer en personne pour “influencer, persuader ou vendre”. Seuls 17 % ont déclaré que c’était légèrement important ou que le mode de rencontre n’avait pas d’importance.
  • Plus de 50 % des personnes interrogées ont préféré le mode présentiel pour six des huit types de réunion évalués. 18% n’étaient pas sûrs ou ont déclaré que le mode de réunion n’était pas important. Seuls 20 % des répondants ont préféré la méthode virtuelle pour les six types de réunions.

Selon Scott Gillespie, le sort de l’industrie du voyage d’affaires dépend des risques et des avantages d’une rencontre physique. Il a défini avec son panel de répondants 20 effets négatifs que seraient susceptibles de provoquer une rencontre, virtuelle ou physique : “vente ou négociation inefficace”, “faible consensus ou engagement”, “perte d’attention”, “mauvaises décisions”, “manque de confiance”, “leadership inefficace” et “faible tolérance aux différents points de vue”…

Au final, 52% des personnes interrogées ont déclaré que les rencontres virtuelles seraient la cause de ces effets négatifs contre 17% pour les rencontres physiques.

Pour Scott Gillespie, « les réunions physiques présentent donc des avantages évidents et les réunions virtuelles comportent des risques importants. Cela est particulièrement vrai pour les réunions qui exigent des niveaux plus élevés de dynamique interpersonnelle ». On peut consulter l’étude dans globalité sur ce lien : https://www.tclara.com/research-reports

François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM

Un Gillespie sinon rien

Posted on by fxizenic

Un Gillespie sinon rien

La dernière chronique de Scott Gillespie, on l’apprécie, on la déguste, on s’en délecte !
 Ce n’est pas faire preuve de grande originalité que d’affirmer que Scott Gillespie est l’un des meilleurs observateurs du secteur des voyages d’affaires. Sa dernière chronique dans Business Travel News (Lire ici) est une nouvelle fois éclairante.
Son titre est volontairement alarmiste : Echouez à ce test et notre industrie mourra. Diantre, que veut-il dire par là ? De quel test s’agit-il ? Selon lui, « le secteur du voyage d’affaires est confronté à une menace post-covid beaucoup plus importante » que le Covid lui-même qui « avec le temps sera vaincu ». Cette menace c’est le « test du retour sur investissement : ce voyage en vaudra-t-il le coût et le risque ? »
Il explique ainsi que « les risques liés au voyage sont perçus comme très élevés alors que le substitut au voyage, la réunion Zoom, est désormais largement acceptée. Les risques du Covid diminueront mais le coût d’une réunion Zoom restera bon marché ». Or, « ce substitut de voyage peu coûteux et bien accepté rend difficile la justification d’un nombre certain de voyages. Si vous échouez trop souvent à ce test de retour sur investissement, notre industrie va s’éteindre ».
Pour Scott Gillespie, le calcul de ce ROI est la grande difficulté, car trop subjectif. Les responsables des budgets voyages doivent donc avoir les bonnes réponses aux trois questions suivantes :

  • Avons-nous une idée Claire des objectifs, des coûts et des risques de ce voyage ?
  • Est-ce que nos voyageurs et ceux qui les accueillent à destination sont à l’aise avec ce voyage ?
  • Une rencontre en personne augmentera-t-elle nos chances de réussite ?

Scott Gillespie est formel : « c’est autour de cette dernière question que l’ensemble de la chaine de valeur du voyage d’affaires doit se rallier ». Comment : en mettant davantage en avant tous les bénéfices de la rencontre humaine, et en toute sécurité. Il plaide ainsi pour « une grande campagne marketing des fournisseurs du voyage d’affaires qui soit une source d’inspiration, qui brosse un tableau des idées et des émotions fortes qui se dégagent des rencontres physiques, (…) qui mettent en avant notre avantage concurrentiel unique, à savoir le pouvoir de créer des liens précieux ».
Et de finir par un conseil très américain : « mettez l’accent sur la victoire, le travail d’équipe et l’avantage concurrentiel ! »
François-Xavier Izenic, rédacteur associé de l’AFTM

Le gourou du voyage d’affaires est de retour

Posted on by Thibault Barat

Il est considéré depuis plus de 20 ans comme l’un des meilleurs spécialistes du business travel, sinon le meilleur. Scott Gillespie sort enfin du silence après deux années d’une mission très prenante à l’ARC (équivalent américain du BSP).

Publié sur son blog, son article s’intitule : « 5 obstacles à la reprise du voyage d’affaires ».

Toujours aussi solide dans ses analyses, Scott Gillespie craint l’habitude du travail virtuel : « si les employés n’ont pas besoin de se rendre dans un bureau pour faire leur travail, pourquoi auraient-ils besoin de se déplacer pour faire leur travail ? » Autre motif d’inquiétude : la perte de productivité. « Des longues files d’attente à l’aéroport, pour s’enregistrer, pour passer la sécurité, pour embarquer et débarquer d’un avion, d’un train, d’un bus, d’un ascenseur, pour s’enregistrer à l’hôtel, pour attendre un taxi… » Et de s’exclamer : « mon dieu, comme les voyageurs vont détester ce temps perdu, et comme leurs managers vont détester cette productivité perdue ! » Sur les prix, Scott Gillespie est catégorique : « à supposer que la distanciation sociale soit la nouvelle norme, il est facile de prévoir des prix plus élevés car les fournisseurs ne disposent pas de marge de manoeuvre pour réduire leurs coûts fixes ». Et de conclure : « mettez-vous à la place de celle ou celui qui doit autoriser le déplacement, moins productif et plus cher. Dépensez-vous l’argent de votre entreprise et le temps précieux de votre collaborateur ? Comme toujours, c’est une question de ROI du déplacement. Mais cela signifie que moins de voyages seront justifiés. Ceux qui se trouvaient à la marge d’un ROI acceptable avant la Covid ne survivront pas au nouveau test de rentabilité ». CQFD.