Avec une hausse sensible des « voyages d’un jour », départ tôt le matin et retour tard le soir et des plannings sur place de plus en plus chargés, la mise en place de services complémentaires aux voyageurs d’affaires est devenu, pour les hôtels comme pour les compagnies aériennes, une nouvelle source de revenus.
Pour le voyageur, ces nouveaux services sont indispensables à l’efficacité de sa mission. Ils facilitent le travail sur place et permettent, à faible coût, de gagner du temps sur le temps.
Pour les « Travel Managers », l’achat de ces services permet de mieux faire passer les mesures d’économie drastiques des nouvelles politiques voyages des entreprises.
Quels astuces recommander au voyageur pour améliorer ses déplacements, quels services le TM peut-il accepter de financer pour adoucir ses conditions de voyage ou réduire son stress ? Petit aide mémoire pratique, pour se consacrer pleinement à son déplacement professionnel.
AVANT DE PARTIR
Choisir son siège à bord
Soucieux de séduire les voyageurs, les compagnies aériennes développent de plus en plus un service à la carte. Via Internet voire le téléphone portable, il est désormais possible de choisir sa place à bord. Toutes les compagnies proposent aujourd’hui un onglet du type « gérer sa réservation ». Sur le site d’American Airlines, le choix du siège est ouvert 330 jours à l’avance mais le plus couramment, c’est quelques heures avant le départ du vol que se fait l’enregistrement. Chez Lufthansa, l’enregistrement en ligne est possible 23h avant le départ. Chez Air France c’est 30 heures avant l’heure H. Dans les deux cas, on peut également imprimer sa carte d’embarquement directement depuis le bureau ou la maison.
- Les meilleures places se paient
Singapore Airlines, British Airways ou Air France facturent les places les plus confortables, en première rangée de classe économique, là où l’écartement des fauteuils permet d’allonger les jambes. La surtaxe est de 50$ chez Singapore Airlines, de 50 € sur Air France.
- Choisir le bon siège
A moins de prendre systématiquement la même compagnie sur la même destination (et encore), difficile de savoir à l’avance si le 42 C est bien situé loin des toilettes, de la bruyante préparation des repas ou sur une aile: chaque avion a en effet sa propre configuration et surtout chaque compagnie a ses propres aménagements. Seules certitudes : toutes les places A correspondent à la première rangée de siège le long du hublot, et le C à un couloir ! Mais ensuite les lettres varient en fonction du nombre couloirs et de sièges par rangée (configuration 2/3/2, 2/2/2, 3/4/3 éventuellement), ce qui rend les pronostics aléatoires. Toutes les compagnies affichent leur flotte sur Internet, ce qui permet a priori de savoir si le vol se déroulera sur un Boeing 777 ou un Airbus A320.
Ensuite une visite sur www.seatguru.com, permet de visualiser les appareils de pratiquement toutes les compagnies aériennes. Il indique les meilleurs places, celles à éviter et même tous les équipements des fauteuils (casque radio , accès Internet, vidéo…). Même démarche sur le site http://billetavion.typepad.com/ qui livre des informations sur un certain nombre de configuration, et permet de choisir ses places préférées selon les circonstances : groupe ou solo, pour travailler en vol… ou pour dormir.
Choisir son menu
On le sait peu mais les compagnies proposent d’adapter les plateaux repas long courriers au régime alimentaire, choisi pour des raisons de santé ou de religion. Sans sel, allégé, sans lactose, sans arachide, repas Halal ou casher,… Il faut s’y prendre à l’avance : 48h avant le décollage chez Air France ou British Airways. Seulement 24h pour Lufthansa, Singapore Airlines et American Airlines et 18h à l’avance chez Air Canada. Comme la responsabilité du transporteur est engagée, la plupart des compagnies préfèrent avoir une discussion directe avec leur client pour enregistrer le bon code dans le dossier: SFML pour un « poisson-fruit de mer », DBML pour un repas pour les personnes diabétiques, MOML pour un plateau pour les passagers de confession musulmane, KSML pour un repas cascher. La commande spéciale du passager est notée sur son numéro de dossier, et le « commissariat à l’hôtellerie » de la compagnie inscrit le nom du passager sur le plateau.
Voyager sans bagage
Prendre l’avion sans se soucier de ses bagages, c’est le service que propose la compagnie First Luggage. Une offre qui prend en charge les valises depuis la porte de son appartement jusqu’à celle de la chambre d’hôtel. Il suffit de faire sa réservation par téléphone ou via le site Internet www.firstluggage.com, les formalités sont simples : préciser le nombre et le type de bagages. De la simple valise aux matériels de démonstration et autres équipements de stand, la compagnie prend en charge les formats les plus encombrants. Ces services sont disponibles en Europe, aux Etats-Unis et sur certaines destinations au Moyen-Orient et en Asie. Depuis Paris, l’acheminement d’une valise de maximum 30 kg jusqu’au Royaume-Uni coûte environ 94 euros, 246 euros pour un voyage outre-Atlantique.
Imprimer sa carte d’embarquement
Avant de partir à l’aéroport, s’enregistrer en ligne sur le site de la compagnie et imprimer sa carte d’embarquement est un service initialement proposé par les compagnies low-cost qui s’est répandu dans de nombreuses compagnies aériennes. Cela permet de gagner du temps dans les files d’attente d’aéroport.Le téléphone portable s’impose de plus en plus comme l’outil du voyageur en avion. Dès aujourd’hui, il permet de recevoir par sms les dernières informations sur son vol, réserver sa place à bord et devient même parfois carte d’embarquement ! Après s’être enregistré sur le site Internet mobile de la compagnie (http://mobile.airfrance.com ou www.lufthansa.com, onglet « enregistrement en ligne » par exemple, services disponibles également auprès de SAS ou American Airlines notamment), le passager reçoit sur téléphone portable sa carte d’embarquement dotée d’un code-barres sécurisé, sous forme de SMS s’il s’agit d’un téléphone classique ou par email s’il s’agit d’un téléphone muni d’un accès Internet. Cette carte d’embarquement zéro papier reprend toutes les données d’une carte d’accès à bord traditionnelle (heure d’embarquement, porte d’embarquement, heure de départ, numéro de siège et classe de voyage). En cas de vol du portable ou de déchargement de la batterie, une carte d’embarquement classique peut être imprimée au terminal d’enregistrement. Demain, le téléphone contiendra sans aucun doute les étiquettes des bagages ainsi que la facture attestant du paiement du billet électronique.
ALLER A L’AEROPORT
Une navette perso
Un transfert privé, c’est toujours plus confortable. Départ au pied de l’hôtel, à l’heure souhaitée, pour rejoindre une gare ou un aéroport. C’est le plus demandé des services hôteliers. L’atout : un prix forfaitaire qui évite les surcharges liées aux embouteillages. Le service peut également permettre de transférer plusieurs collaborateurs de l’entreprise à l’aéroport ou des aéroports à un hôtel déterminé ou à une salle de réunion. Sans supplément pour les bagages. Ainsi avec Airport Connection, les mini-cars fonctionnent de 7h00 à 23h00. Il faut réserver à l’avance, soit par le Web (www.airport-connection.com ou par téléphone 0800 234 679). En voiture privée, le prix est de 89 € pour 1 à 3 personnes. C’est donc plus cher que le taxi mais le montant est fixe, quels que soient les embouteillages. Autres navettes du même type : Parishuttle, ou Air City Service (33 € par personne, à réserver sur le siteComeToParis.com.
Le service peut également se réserver pour accueillir un collaborateur ou un client à l’aéroport . A l’arrivée, avec Airport Connection, le client appelle son chauffeur avant même d’aller chercher ses bagages pour éviter d’attendre (au même numéro gratuit). Le chauffeur précise où le retrouver. Le transporteur affirme suivre les vols de ses clients sur Internet en temps réel pour être informé des heures approximatives d’atterrissage. Que le vol ait 1 heure ou 6 heures de retard, il devrait donc y avoir un chauffeur à l’aéroport (Tout transfert après 20h pourra être majoré de 20%).
Le choix du deux roues
Pour éviter les embouteillages et ne pas rater l’avion, même avec une (petite) valise, le moto-taxi est une solution efficace. Elle coûte en moyenne 15 € plus cher que la voiture mais coûte moins que le billet d’avion non remboursable. City-Bird en est le numéro 1, le montant de la course est de 45 € pour aller de Paris à Orly, 60 € pour se rendre de la capitale à Roissy. La valise est accrochée de façon sécurisée sur le porte bagage à l’arrière, le passager est équipé d’un casque, d’une veste en gore-tex étanche et un tablier passager. Avantage de City-Bird, son positionnement « développement durable », avec des scooters qui ne rejettent que 125g/CO2/km (source Ademe) et un programme de compensation carbone grâce à un accord passé avec Climat Mundi.
D’autres entreprises sont sur le même créneau de la moto-taxi, notamment T.A.C.S.I. (Paris Orly 50 €, www.pld92.com ou moto-jet (50 € pour Paris-Orly également,www.moto-jet.com ou Avenir Transport (Paris-Orly, 55 € par exemple, www.avenir-transport.com. Des services identiques se sont développés en province : signalons Taxi-Moto à Grenoble et Lyon, le forfait de Grenoble ou Chambéry pour l’aéroport d’Aix est de 130 €, de Lyon à l’aéroport Saint-Exupéry 160 €. (www.moto-express.fr
Le parking réservé
Pour gagner du temps sans avoir à chercher de place, les parkings Premium d’Aéroports de Paris sont situés au plus près des portes d’accès aux terminaux, et la place se réserve en ligne. Il suffit de s’inscrire sur le site www.aeroportsdeparis.fr en créant son compte utilisateur. Il faut préciser l’aéroport de départ, la date et l’heure du vol et payer la réservation en ligne (8 € pour 1 jour, 12 € de 2 à 3 jours, 20 € de 4 à 10 jours), les frais de parking eux-mêmes seront à régler en sortant du garage. Exemple pour 24 h de stationnement à CDG : 8 € + 30 € pour 24h = 38 €). Le parking Premium d’Orly est au P0, au contact du terminal Ouest, ceux de CDG sont situés sur le parking PCD, au contact des terminaux 2C et 2D ou PEF au contact des 2E et 2F ou encore au P1 pour le T1. La réservation est modifiable jusqu’à 24h avant le départ et peut-être annulée si le voyage est reporté.
A noter qu’un service identique existe pour les gares de Paris, Nantes, Lyon ou Toulouse (30 gares au total) sur www.resaplace.com ou au 0825 888 826. La réservation coûte de 4 à 12 € en plus du parking, en fonction de l’emplacement et du délai avant le départ.
Estimer le prix du taxi
Pour bien avoir la monnaie sur soi, évaluer s’il vaut mieux prendre le taxi ou sa voiture et payer le parking, il existe à Paris un site Internet proposé par la G7 qui permet d’estimer la course : www.taxisg7.fr (espace « infos pratiques)
A L’AEROPORT
Accès au salon même en classe écoUn service forfaitisé proposé par les aéroports ou des entreprises spécialisées. Pour environ 30 € par accès, la garantie de trouver une place au calme pour travailler et pour prendre un verre avant un vol. Ou encore pour prendre une douche, se raser et se rafraîchir à l’arrivée, après un vol long courrier, avant d’aller visiter les clients ou revenir au bureau. Un vrai plus fraîcheur !
- Un service hôtelier
Les aéroports proposent de plus en plus l’accès à certains de leurs salons comme ils le feraient d’un service hôtelier. C’est le cas à paris, avec accès au salon Icare mais sur réservation (www.aeroportsdeparis.fr pour 30 €. Même prix de 30 € pour le salon Mont Blanc de Lyon-Saint-Exupéry (accessible en fonction de la place disponible). A Toulouse Blagnac l’entrée à « La Croix du Sud » est facturée à 17 € par personne. A l’aéroport de Nice Côte d’Azur, il en coûte 25 € (15 € avec la carte Airport Premier) pour chacun des salons « club »
- Des entreprises spécialisées
La plus connue des cartes est sans doute Priority Pass, qui propose plus de 450 salons dans le monde. Les droits d’adhésion peuvent se négocier pour plusieurs cartes. Hors discussion, l’adhésion pour la carte standard est à 99 €, auxquels il faut ajouter un droit d’entrée, à chaque fois, de 24 € par personne. Le Standard Plus (249 €) ouvre le droit à 10 entrées sans débourser, au-delà il faudra payer le droit d’entrée de 24 € . Le niveau Prestige (399 €) donne un droit d’entrée illimité. Attention seuls 6 aéroports français sont accessibles aujourd’hui en Priority Pass : Bordeaux Mérignac, Lyon St Exupéry, Nice Côte d’Azur, Toulouse Blagnac et les deux aéroports parisiens d‘Orly et de Roissy.
D’autres cartes existent selon la même formule : l’abonnement Airport VIP Loungeregroupe une cinquantaine de «lounges» proposant l’accès payant aux voyageurs. La carte lounge Pass recense 128 aéroports dans le monde dont 4 en France : Bordeaux, Lyon et Toulouse (accessibles à 20 euros) ou Paris Orly Sud (à 30 euros). Depuis quelques mois, le site Gosymply casse les prix avec des accès au salon dès 14 € et permet de louer également les places de parkings mais attention, sur certaines destinations seulement. A utiliser en fonction des axes desservis par l’entreprise.
Utiliser les coupe-files
Le service Parafes (pour “passage automatisé rapide aux frontières extérieures Schengen”) vient d’être mis en place dans les aéroports de Paris pour passer les frontières par simple contrôle des empreintes digitales. Il faut tout d’abord commencer par s’enregistrer dans la base de données avant de pouvoir ensuite utiliser seul le sas qui remplace les contrôles douaniers. Il suffit de passer son passeport devant une borne et de passer son doigt devant un scanner spécialisé pour franchir la frontière. Seuls les ressortissants européens et suisses peuvent y prétendre, ainsi que certains résidents étrangers en Union européenne sous conditions. D’ici fin 2009, 13 sas automatiques seront installés à Roissy CDG. Pratique pour les voyageurs fréquents et pressés. D’autres pays comme le Portugal, la Grande-Bretagne, les Pays-Bas ou encore l’Allemagne ont adopté des systèmes similaires, certains utilisant une reconnaissance faciale ou de l’iris de l’œil.
Travailler ou se détendre à l’aéroport
La plupart des aéroports de France proposent aujourd’hui des espaces de travail : équipés de prises de courant pour brancher l’ordinateur portable, ils sont organisés pour permettre d’optimiser le temps de travail. A Paris, leur situation :
- A Orly
Terminal Sud dans les salles d’embarquement
- A Roissy CDG
Terminal 1 sous douane portes d’embarquement
Terminal 2D sous douane, zone d’embarquement porte D 55 et D 70
Terminal 2G zone d’embarquement
Terminal 2E, satellite d’embarquement « Galerie parisienne ».
Par ailleurs des bornes multimédias sont disponibles (internet 1,50 € pour 10 mn), liste complète sur les sites Internet des aéroports.
Pour tout savoir des navettes de bus reliant les grandes villes à leur aéroport, places de parkings, boutiques et autres services disponibles aux aéroports, les sites internet se plient en 4 pour faire savoir leurs services, conseils pratiques et infos de voyage. Il suffit généralement de quelques clics, méconnus des voyageurs:
Lille : www.lille.aeroport.fr
Marseille : www.navettemarseilleaeroport.com
Montpellier : www.montpellier.aeroport.fr
Nice : www.nice.aeroport.fr
Paris : www.aeroportsdeparis.fr
Perpignan : www.perpignan.cci.fr
Strasbourg : www.cts-strasbourg.fr
Toulouse : www.navettevia-toulouse.com
A DESTINATION
Les services hôteliers
Tous les services hôteliers ne sont pas payants, et de plus en plus d’hôtels, de chaîne ou indépendants, offrent de petits services qui facilitent la vie mais que bien des voyageurs ignorent. Ainsi un client régulier peut demander à son hôtel de lui garder une trousse de toilette (ce qui évite le poids et les contrôles tatillons aux aéroports), voire une mini valise. Il peut faire enregistrer ses préférences pour une chambre déterminée ou un mini bar spécifique. De plus en plus d’établissements, comme les hôtels Pullman, mettent à disposition de leurs clients des bornes Internet dans la réception pour leur permettre de s’enregistrer en ligne avant d’aller à l’aéroport. Pratique.
Du côté des services payants, la liste est longue mais peut faciliter grandement la vie du voyageur d’affaires. Faire l’effort de l’investissement ?
- L’accueil à l’aéroport
De plus en plus d’hôtels offrent d’aller récupérer le client à l’aéroport. C’est payant (pris aussi variables que les prix d’hôtels, en fonction des destinations), mais rapide et pratique. Et dans les villes où la sécurité est aléatoire, un vrai plus.
- Un traducteur comme accompagnateur
Mis à disposition par les hôtels, le rôle d’un interprète est souvent essentiel dans les pays où la langue est complexe. Proposé en Asie comme en Amérique du Sud, ce service, prévu à la journée, facilite les relations commerciales.