Méconnu mais néanmoins très important, le “temps gagné” est un indicateur clé à suivre à chaque étape d’un voyage d’affaires. Pourquoi ? Si l’on considère que perdre du temps réduit la productivité des équipes, gagner du temps représente in fine des économies d’argent pour l’entreprise.
Malgré son importance, les cadres dirigeants ont du mal à concrétiser l’impact du temps gagné sur le chiffre d’affaires de leurs entreprises, et ils ont donc tendance à l’ignorer.
Moins évident à quantifier, il est néanmoins possible de suivre le “temps gagné” et de l’exprimer sous forme d’économies d’argent. Ce qui peut signifier encore plus de gains financiers à l’échelle de toute l’entreprise.
Plusieurs scénarios sont possibles pour réduire les coûts réels associés à vos voyages. Nous vous proposons d’expliquer plus en détails 3 modifications possibles à apporter à votre politique de voyage, pour faire des économies et faire gagner du temps à vos employés. Cela se traduit par de vrais résultats quantifiables, que vous pourrez démontrer lors de votre prochain bilan financier.
Pourquoi “le temps gagné” est-il un indicateur important à suivre ?
Le temps, c’est de l’argent. Force est alors de constater que “le temps gagné”, loin d’être un concept théorique, est quelque chose de quantifiable. Évalué en fonction du salaire de vos employés ou le budget de votre service, il est possible de concrétiser “le temps gagné” sous forme d’économies d’argent. Le temps passé à l’extérieur, les rapports de frais de voyage à faire, les traitement des demandes… C’est du temps en moins que vos salariés passeront sur leurs projets et il représente un centre de coûts non négligeable.
Quelque soit leur niveau de séniorité, toutes les parties prenantes de votre entreprise bénéficieront des initiatives pour mieux maîtriser le temps passé à préparer et à organiser leurs voyages d’affaires. Et vos employés auront in fine plus de temps à consacrer aux projets à forte valeur ajoutée et aux tâches plus importantes que la gestion de notes de frais ou les demandes de déplacement.
Vous êtes également concernés en tant que Travel Manager ! Enfin, moins de tâches administratives signifie plus de temps pour travailler plus intelligemment. Que pourriez-vous faire avec 5 ou 10 heures supplémentaires par semaine ou plus ? Plus de temps pour réfléchir à la stratégie et à l’innovation, ou encore plus de temps pour simplement explorer les meilleures pratiques de l’industrie.
Dans quelles situations gagner du temps est le plus important ?
Chaque étape du voyage d’affaires présente de nouvelles occasions efficaces de gagner du temps et, plus important encore, de suivre et de quantifier les économies que vous réalisez.
Lors de la préparation d’un voyage, éliminer les incertitudes liées à la politique de déplacement et limiter les mauvaises décisions éventuelles des voyageurs
Il est nécessaire de le répéter : clarté et communication contribuent grandement à réduire les questions, les hésitations et les mauvaises décisions lorsque vos salariés réservent leur voyage d’affaires ou se rendent à une réunion hors site.
Une politique travel bien écrite et facile d’accès clarifie toutes vos directives, en évitant les répétitions inutiles et les erreurs qui prennent du temps à rectifier et qui doivent être résolues pendant le traitement du remboursement.
Votre politique travel est-elle claire et vos voyageurs connaissent-ils leurs limites et leurs indemnités journalières?
Durant une réservation, le temps du voyage devrait également être mieux pris en compte. Bien sûr, un vol avec une escale de deux heures peut faire économiser 150€ à l’entreprise, mais votre voyageur ne risque-t-il pas de perdre l’équivalent de 150€ en productivité, voire davantage ? Des projets de valeur auraient-ils pu être achevés dans l’intervalle ?
Quantifier : examinez le temps que vos voyageurs prennent en moyenne pour réserver un voyage peut vous aider à rendre votre politique plus claire et à gagner du temps. Référez-vous à un échantillon de vols pour comprendre comment une réduction des escales pourrait vous faire économiser des heures précieuses.
Passez à l’action : considérez votre politique de voyage comme un moyen de gagner du temps et de l’argent. Commencez par ré-évaluer la façon dont vous communiquez les éléments de votre politique de voyage. Proposer des FAQs facilement accessibles pour communiquer rapidement et clairement ces informations et assurez-vous que le lien soit facilement visible et mémorisable.
La gestion des dépenses : explorez vos options d’automatisation. L’automatisation a beaucoup fait parler d’elle au cours des dernières années – cela a un impact réel sur les processus et les budgets. Ne passez plus à côté de ce type de technologies !
Quelles sont les solutions disponibles pour automatiser vos dépenses sur la route ?
La séparation des profils Business / Personnel dans les applications populaires déjà utilisées par vos salariés est une première piste. Autre option, la mise en place d’une facturation centralisée avec des fournisseurs comme Uber for Business afin d’éliminer le besoin de reporting trop souvent chronophage.
Quantifier : quand il s’agit d’évaluer l’impact de l’automatisation, le moyen le plus simple pour quantifier est d’observer un échantillon de voyageurs effectuant les tâches que vous cherchez à éliminer et de leur proposer d’utiliser la nouvelle solution, puis de déployer ladite solution sur votre base de voyageurs totale.
Passez à l’action : explorez vos options d’automatisation grâce à Uber for Business, qui permet aux voyageurs de séparer l’usage personnel et professionnel d’Uber avec un profil d’entreprise distinct et de facturer les déplacements concernés sur le compte d’entreprise centralisé.
Traitement des notes de frais : effectuer de petits ajustements significatifs
Savez-vous vraiment combien de temps vous consacrez à chaque tâche ? Il peut sembler que cela ne prend que quelques minutes pour examiner, approuver et déposer une note de frais – mais, avec des milliers de voyageurs à l’échelle de l’entreprise, ce temps peut rapidement s’accumuler. En examinant de nouvelles options permettant de gagner du temps, des solutions peuvent réduire le temps passé sur la validation des dépenses – un temps souvent insoupçonné que vous consacrez à ces tâches laborieuses.
Quantifier et prendre des mesures : si vous ne le faites pas déjà, commencez à mesurer le temps passé à traiter les demandes de remboursement de frais, y compris les vérifications, en réalisant un sondage parmi vos salariés. Vous comprendrez peut-être que les bons outils peuvent ajouter des heures de productivité dans votre entreprise.
En résumé : une minute économisée est un centime gagné
Les économies réalisées par un programme travel ne sont pas seulement des vols moins chers et des budgets moins importants. Un programme travel qui s’appuie sur des data précises permet de comprendre que le temps gagné sur des tâches improductives est tout aussi précieux que les économies directes réalisées sur un voyage. Le temps consacré à des tâches répétitives et chronophages gaspille des heures à grande échelle et du temps qu’il serait préférable de consacrer à des projets à forte valeur ajoutée. De plus, en tant que Travel Manager, la quantification des gains de temps dans le processus de gestion des voyages se doit de placer les déplacements au premier plan et de créer ainsi un processus plus fluide et plus efficace pour chaque voyageur de l’entreprise.