Gestion des notes de frais : pourquoi les salariés (et les entreprises) ont tout à gagner à passer au tout numérique
Grâce à la dématérialisation des notes de frais, il suffit aux salariés de photographier leurs reçus papier avec leur smartphone pour enclencher un processus de traitement automatisé. Côté comptabilité, la solution offre un gain de temps considérable sur les tâches chronophages et permet d’avoir une visibilité en temps réel sur les budgets. Explications.
C’est dans l’adversité qu’on reconnaît ses meilleurs alliés ! Durant la période de confinement, les applications numériques furent les précieux alliés des entreprises dans la poursuite de leurs activités. La transformation digitale s’impose à tous les niveaux de l’entreprise, y compris pour les métiers de la comptabilité. « L’un de nos clients s’est félicité d’avoir implémenté notre outil de gestion automatique des notes de frais juste avant la crise du Covid-19. Notre solution, hébergée dans le Cloud, supprime tous les supports papier et les fastidieuses manipulations d’enregistrement qui s’ensuivent », déclare Kahina Belmiloud, Senior Manager Product Marketing chez SAP Concur . Résultat : « Cela lui a permis d’assurer le traitement des remboursements de tous ses collaborateurs, sans retard », poursuit-elle.
Avec la dématérialisation des notes de frais et l’automatisation de leur traitement, plus de fichiers à remplir « à la main », plus de reçus à conserver, à agrafer et à transmettre. L’information circule de manière fluide. Le digital optimise l’efficacité du traitement des opérations de A à Z. Selon le baromètre de l’éditeur, en 2019 près de 63% des entreprises ont déjà franchi le cap de la digitalisation de leur processus des notes de frais. Une proportion qui a dû augmenter depuis.
Quand une simple photo du reçu suffit…
Restaurant, déplacement en France ou à l’étranger, achat de petit matériel… Via une appli mobile dédiée, le salarié n’a qu’un geste à faire pour créer automatiquement une ligne de dépense associée à une note de frais. Il lui suffit en effet de photographier le justificatif avec son smartphone. Cette copie digitale ayant valeur légale, la conservation des reçus papier devient dès lors inutile. Plus aucun risque d’égarer ses tickets de paiement, plus aucune déclaration mensuelle à saisir… Le salarié gagne du temps et de la sérénité. « Depuis son appli mobile ou sur son espace web, le salarié a une visibilité en temps réel de l’ensemble de ses notes de frais et de leur état en fonction du workflow de l’entreprise : dépense validée par le manager, traitée par la comptabilité… Il peut même être informé sur le paiement de sa note de frais. »
Moins d’erreurs et plus de temps : des économies à tous les niveaux
Côté comptabilité, les bénéfices de la dématérialisation sont tout aussi nombreux. En libérant les comptables des tâches chronophages de récupération des dépenses, de pointage dans un tableur, de vérification puis d’archivage des facturettes, le digital permet à ces experts de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée comme le reporting, l’audit ou encore les réflexions stratégiques autour de la politique des dépenses, par exemple. À l’échelle de l’entreprise, on estime qu’une solution de gestion automatisée des notes de frais peut dégager jusqu’à 30% de temps collaborateur . « Grâce à la digitalisation et à la centralisation de toutes les informations dans un seul outil en mode SaaS, l’entreprise va optimiser ses processus internes, réduire ses délais de traitement et faciliter les contrôles. Elle sera plus efficiente. »
Et l’entreprise devient plus efficace
À l’image d’autres outils digitaux comme le CRM, les solutions de gestion automatique des notes de frais participent à la transformation globale de l’entreprise. Elles simplifient les interactions entre services, permettent une vue en temps réel très fine des budgets pour un meilleur pilotage et optimisent les ressources. En se concentrant sur leur cœur de métier, tous les collaborateurs deviennent plus efficaces et voient leur qualité de vie au travail s’améliorer. Pour les entreprises, ce gain de temps peut être un réel levier quant à la rétention et l’acquisition de nouveaux talents ! Salariés et entreprises ont donc vraiment tout à gagner en passant au numérique !
