Christine Szymaniak, Chargée de voyages chez Lesaffre basée à Lille, inaugure notre nouveau format : Regard(s) d’adhérents. Cette nouvelle rubrique a pour but de vous emmener à la rencontre des adhérents de l’AFTM sur l’ensemble du territoire français et de vous partager leurs préoccupations, leurs enjeux, leurs difficultés mais aussi leurs réalisations et leurs satisfactions. C’est aussi l’occasion d’écouter leurs attentes vis-à-vis de l’AFTM.
Notre objectif est aussi de nourrir le débat avec les spécificités régionales du métier de travel manager.
Christine Szymaniak, fidèle adhérente de l’AFTM, travaille depuis 38 ans dans le domaine du voyage et des déplacements professionnels. Après une riche expérience en agence de voyages pendant 23 ans dont 17 années comme responsable d’agence à Lille, Christine est depuis 15 ans chargée de voyages chez Lesaffre, acteur majeur mondial de la fermentation depuis plus d’un siècle.
Elle nous partage son ressenti face à la crise sanitaire et de son travail en région.
La permanence de l’AFTM : sur un plan personnel et en tant que professionnelle du travel management, comment avez-vous traversé cette crise ?
Christine Szymaniak : au départ, ça n’a pas été facile à gérer. Chez Lesaffre nous avons eu la chance de pouvoir maintenir nos activités et ce partout dans le monde. Cependant, en tant que chargée de voyage, j’ai dû rapidement m’adapter à la situation. Outre le fait de devoir gérer le rapatriement des collaborateurs français, il a fallu aussi gérer les annulations de vols et les remboursements. Ce fut très compliqué au départ pour moi en raison de la difficulté à joindre notre TMC. La charge de travail fut considérable mais finalement et grâce à une gestion très fine des déplacements en interne, en lien avec les achats et la RH, nous avons pu bénéficier du remboursement de toutes les prestations non réalisées. C’est une “prouesse” collective dont nous sommes fiers chez Lesaffre.
AFTM – Vos missions ont-elles évolué depuis le début de la crise ?
Christine Szymaniak : mon rôle a évolué dans le sens où il a été de rassurer les clients, de les informer sur les mesures mises en place. Tout en continuant à travailler à distance, j’ai dû répondre aux nombreux appels et emails que nous recevions chaque jour au sein de notre service. Il a fallu les prioriser et chercher des solutions adaptées à la situation de chacun en lien avec nos fournisseurs partenaires. Ce travail a nécessité beaucoup de temps, de recherches et de vérifications.
“Avant, ma mission principale était d’organiser des déplacements professionnels. Depuis mars 2020, je fais en plus de la réassurance et du conseil auprès de nos voyageurs qui sont beaucoup plus demandeurs d’informations qu’auparavant”.
AFTM – Votre rôle de chargée de voyages a-t-il été davantage valorisé depuis la survenance de cette crise ?
Assurément. Les voyageurs ont réalisé l’importance d’avoir un interlocuteur à qui s’adresser en cas de problème. Mon travail est de leur fournir la réponse qu’ils attendent en leur expliquant à qui ils doivent s’adresser et comment ils doivent faire pour obtenir rapidement une solution. La communication est primordiale pour pouvoir rassurer les clients.
En interne, mon métier a été perçu comme une valeur ajoutée de l’entreprise. Mon poste a su s’adapter et être d’une importance capitale dans la gestion de la crise et de certains cas particulièrement sensibles. Mon rôle a été central puisqu’il a fallu régler des situations complexes, là où nos interlocuteurs habituels (ndlr : les fournisseurs) n’ont pas pu être en mesure de les gérer immédiatement ou n’ont pu avoir les contacts adéquats face à cette situation inédite. C’est aussi pour moi la démonstration de la nécessité d’un poste de chargé de voyages et/ou de travel manager en interne. Seule la connaissance approfondie de l’entreprise permet de dénouer les situations les plus complexes.
AFTM – Parlons de vos missions en région… Selon vous, le quotidien d’une chargée de voyages basée à Lille est-il différent de celui d’une francilienne ?
Christine Szymaniak : Je ne pense pas qu’il y ait des différences majeures dans notre manière de travailler au quotidien. Que cela soit à Paris ou en région, nous faisons face aux mêmes problématiques. Ce qui va changer, c’est le fait que l’on doit s’adapter à des particularités propres à chaque région, mais aussi à la structure de l’entreprise. Chaque entreprise travaille à sa manière, les missions peuvent donc fluctuer naturellement.
“C’est l’entreprise qui détermine le contenu de nos postes, pas la région où nous sommes localisés !”
AFTM – Vous parlez de spécificités infrastructurelles propres à votre région, quelles sont-elles ?
Christine Szymaniak : Notre particularité régionale est d’avoir une offre aéroportuaire assez large, notamment avec la Belgique, permettant ainsi d’offrir à nos clients une optimisation de leurs déplacements et ce, à des prix attractifs. Ma mission est aussi de jouer ce rôle d’optimisation financière pour l’entreprise.
Nous avons négocié avec nos fournisseurs des offres avantageuses comme par exemple avec Air France qui peut permettre aux voyageurs de bénéficier de tarifs beaucoup plus intéressants en partant de Lille Europe ou de Bruxelles Midi avec les billets TGV Air.
Pour que nos collaborateurs puissent partir depuis des aéroports enclavés comme Bruxelles Charleroi ou encore Zaventem, nous avons mis en place un système de navettes. On vient chercher le collaborateur directement depuis chez lui et on l’amène à l’aéroport sans qu’il ait à subir le moindre stress. C’est un dispositif qui est très apprécié par nos voyageurs.
AFTM – Vos rapports avec l’AFTM ont-ils changé avec la crise ?
Christine Szymaniak : Depuis la crise, il a été difficile de garder le contact avec tous les adhérents mais malgré tout, la digitalisation a joué un rôle fondamental pour maintenir le lien avec ceux qui étaient encore “sur le pont”. Effectivement, il n’y avait plus d’événements “en physique”, heureusement ils furent compensés par les webinaires, ateliers et entretiens “en visio”. Malgré la pandémie nous sommes restés soudés et en cela on peut dire que c’est une chance de faire partie de l’AFTM ! La richesse de ce réseau nous a permis de garder le moral et d’avancer ensemble.
“Aujourd’hui et plus que jamais, nous avons besoin de resserrer les liens avec ceux qui sont encore présents.”