Expensya, spécialisé dans la gestion des notes de frais, annonce le déploiement de sa solution au sein de la communauté bancaire du Crédit Agricole, pour l’ensemble des collaborateurs des Caisses Régionales (environ 75000). Après avoir conquis les segments des PME, des ETI et des grands groupes, tous secteurs confondus, l’entreprise accompagne aujourd’hui, un des acteurs majeurs du paysage bancaire français.
La solution a été retenue à la suite d’un appel d’offres lancé dès 2018 portants sur la fourniture et la mise en œuvre d’une solution de gestion des déplacements professionnels. L’objectif était de déployer auprès des Caisses Régionales, une solution multicanale et accessible depuis n’importe quel terminal, qui offre une expérience utilisateur fluide et un gain de temps pour tous les intervenants.
Parmi les points clés du projet : la dématérialisation des justificatifs, en conformité avec les normes d’archivage numérique à valeur légale, la gestion de flux de validation multi-niveau, la gestion optimisée et automatisée des frais kilométriques, et l’intégration avec l’écosystème logiciel.
Expensya équipe toutes les Caisses Régionales du Crédit Agricole
L’entreprise qui édite une solution à la pointe de la technologie répond aujourd’hui aux problématiques principales des Caisses Régionales du Crédit Agricole. En déployant Expensya, les 39 caisses régionales et leur partenaire informatique Crédit Agricole Technologies et Services souhaitent harmoniser leur gestion des notes de frais et du déplacement professionnel pour simplifier la vie de leurs collaborateurs et dématérialiser ce processus.
La gestion des dépenses liées aux déplacements et indemnités était jugée laborieuse, peu fluide et lourde à gérer, du fait d’une centralisation de l’archivage papier. En effet, l’outil de gestion existant ne rassemblait pas les conditions de performance fonctionnelle, nécessaires à l’optimisation de ce processus et à la généralisation de procédures dématérialisées. Ce constat a conduit les Caisses Régionales du Crédit Agricole à engager un projet de mise en place d’un nouvel outil de gestion des notes de frais, qui réponde aux attentes des différents acteurs internes.
Un déploiement communautaire avec des adaptations par Caisse Régionale
La mise en place du nouvel outil s’est déroulé sur plusieurs étapes. Après une première phase, qui a consisté à définir la base fonctionnelle et technique pouvant correspondre aux besoins communs de l’ensemble des caisses et aux règles de gestion des déplacements des Caisses Régionales, les premières vagues de déploiement ont pu être lancées.
La deuxième phase a consisté à généraliser la mise en place de la solution sur l’ensemble des Caisses Régionales en prenant en compte les accords locaux de chaque entité. La troisième et dernière phase, actuellement en cours, consiste à équiper le reste des entités de la communauté.
Du fait de sa complétude fonctionnelle, son expertise et sa capacité d’adaptation, la solution Expensya a été retenue et permet à présent le traitement de bout en bout via un flux dématérialisé de l’ensemble du processus de gestion des dépenses professionnelles. Une vraie relation de confiance s’est installée entre les Caisses Régionales du Crédit Agricole, Crédit Agricole Technologies et Services et Expensya pour permettre une co-construction de la solution avec des configurations spécifiques pour s’adapter aux usages particuliers des différentes entités.
« Il y a tout de suite eu une compréhension de nos problématiques, ce qui nous a permis de construire le projet de manière sereine. Expensya a fait preuve de rigueur et de professionnalisme pour trouver des solutions à toutes nos demandes. » Jean-Marc Collot
Dématérialiser la gestion des notes de frais des Caisses Régionales du Crédit Agricole a permis de centraliser les données de manière sécurisée, en se conformant aux accords locaux de chaque entité. La numérisation de tous les reçus et factures dès leur émission a permis de réduire le risque de perte d’informations, le temps de traitement et les coûts d’archivage physique.
« Le succès du projet tient en partie à la compréhension d’Expensya de notre besoin et de nos problématiques. Au-delà de cette compréhension, l’aspect paramétrable de l’application nous a permis de constituer un socle communautaire et de traduire l’ensemble des accords locaux des Caisses Régionales pour obtenir des configurations qui répondent à nos usages tout en restant dans la logique du mode SaaS. » Jean-Marc Collot
« Nous sommes ravis, de pouvoir collaborer avec les Caisses Régionales du Crédit Agricole sur la mise en place d’un processus de gestion des notes de frais plus agile, donnant plus d’autonomie aux collaborateurs, et offrant une traçabilité, une centralisation de toutes les données ainsi qu’un contrôle plus accru. » Karim Jouini – CEO d’Expensya
Expensya conforte sa position d’acteur leader du secteur bancaire
Avec ce nouvel acteur bancaire qui adopte sa solution, Expensya confirme sa position d’acteur privilégié du secteur bancaire, un des principaux marchés des solutions de gestion des notes de frais. Expensya continue ainsi sa stratégie d’adaptation aux spécificités des différents secteurs d’entreprises, lui permettant d’adapter son offre aux besoins spécifiques des métiers et des structures de ses clients. Cet effort de recherche et développement, mais aussi de gestion de projet permet à l’éditeur de séduire les principaux acteurs des secteurs d’activité clés de l’économie française mais aussi Allemande et Espagnole.
À propos d’Expensya
Fondée en 2014 par Karim Jouini et Jihed Othmani, Expensya propose une solution d’automatisation de la gestion des notes de frais dédiée à chaque segment d’entreprise : grands comptes, PME et TPE. Avec plus de 100 collaborateurs dans 3 pays, Expensya compte aujourd’hui plus de 5000 entreprises clientes dans une centaine de pays. La solution propose une multitude de fonctionnalités pensées pour une solution end-to-end qui couvre tout le déplacement professionnel, faisant d’Expensya une plateforme unique, qu’il s’agisse de traiter ses notes de frais, d’analyser ses dépenses ou de piloter sa politique voyages.
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